Quelle que soit la durée de l’embauche, qu’il y ait ou non une période d’essai, l’employeur a l’obligation de procéder à la déclaration du futur salarié préalablement à son embauche (DPAE) d'information et de prévention.

Demander impérativement au futur salarié les documents suivants :

• Une pièce d'identité (passeport, Carte nationale d'identité)
• Une photocopie de la carte vitale (si le salarié en possède une)

Si le salarié n'est pas ressortissant de l’Espace Économique Européen :

• Une autorisation de séjour
• Une autorisation de travail

La validité de ces documents est à vérifier impérativement auprès de la préfecture.
Le titre de séjour est à vérifier avant l'embauche (au moins 2 jours ouvrables avant celle-ci).

Délivrer à la MSA ou l'URSSAF les documents suivants :

• La déclaration préalable à l'embauche dûment remplie

Elle doit être adressée par courrier (prévoir quelques jours avant l’embauche), par télécopie (jusqu’à quelques heures avant l’embauche, bien conserver le récépissé de réception) ou par l’Internet (www.due.fr / www.netenreprises.fr ).

Si le salarié est étranger :

• Une copie de la pièce d'identité jointe à la DPAE

Remettre au salarié :

• Le feuillet de la déclaration préalable à l'Embauche
• Un contrat de travail

Conserver les documents suivants :

• Un original du contrat de travail signé par les deux parties
• Le feuillet de la DPAE
• Une preuve de la déclaration URSSAF/MSA :
• L'accusé de réception adressé par la MSA/URSSAF
• Les éléments permettant de vérifier qu'il à bien procédé à la déclaration*

* Tels que l'avis de bonne réception de la télécopie, ou double de la lettre d'envoi et récépissé postal.

Inscrire le salarié :

• Sur le registre du personnel
• auprès de la mutuelle